Come gestire in mobilità la raccolta degli ordini

Snellire e velocizzare il flusso di comunicazione tra azienda e forza vendita è oggi più che mai uno strumento indispensabile

Introduzione

La raccolta ordini, anche definita “pre vendita” è l’insieme delle attività attraverso le quali un’azienda effettua la raccolta degli ordini dei prodotti e dei servizi venduti da clienti e venditori.

Da questa definizione appare subito evidente come ci siano, nella raccolta ordini, 3 figure fondamentali: l’azienda, i clienti e gli agenti.
Gli agenti (venditori, sales manager, commerciali i modi per definirli sono molteplici) hanno un ruolo estremamente importante non solo nel processo di vendita, ma anche in quello di fidelizzazione del cliente: spesso infatti sono gli unici interlocutori tra azienda e cliente. Gli agenti si recano periodicamente dai clienti per raccogliere nuovi ordini di prodotti e servizi. Diversamente dalla tentata vendita, quando il cliente effettua un uovo ordine, la merce (io i servizi) non vengono mai consegnati direttamente al cliente, ma (di norma) vengono prima processati internamente in azienda. La raccolta ordini prevede che l’agente si rechi dal cliente esclusivamente con i supporti necessari per

“memorizzare” la volontà di acquisto
registrare i quantitativi richiesti
inviare in azienda le informazioni perché vengano processate.

Talvolta può anche capitare che l’agente porti con sé delle demo del prodotto o servizio proposto. Pertanto gli ordini ricevuti verranno evasi solo in un momento successivo.

La raccolta ordini

Possibili criticità della raccolta ordini

Naturalmente la raccolta ordini non può e non deve essere semplificata come il mero processo di salvataggio di una richiesta di prodotti.
Si tratta infatti di un’attività che racchiude numerose insidie e criticità: se si riesce a gestirle bene, queste possono rappresentare un considerevole vantaggio competitivo per la forza vendita aziendale.
Di contro, ed è una cosa piuttosto comune, una rete vendita poco organizzata rappresenta un vero e proprio freno per la crescita dell’azienda. Quali sono le principali criticità?

Scontistiche riservate
Ogni azienda dispone di una ingente quantità di possibili attività promozionali che possono essere anche personalizzate in base al cliente:

Sell-In
Sell-Out
Sconto Massimo
Kit omaggio
Sconto quantità
Sconto secco in %
3×2
…

Disporre e fare uso periodico di tutti questi sistemi rappresenta senza ombra di dubbio un incentivo all’acquisto per il cliente e una potente arma in più nelle mani del venditore, che potrà quindi personalizzare la propria offerta magari riuscendo a differenziarsi dai competitor. Vien da se che tutte queste informazioni dovrebbero essere sempre accessibili e a disposizione della forza vendita, in maniera chiara, inequivocabile, per evitare confusione e ridurre al minimo gli errori. Basta pensare a cosa potrebbe succedere se un agente promettesse ad un cliente una particolare scontistica non più prevista dall’azienda.
È proprio questo il motivo per cui sempre più aziende si stanno dotando di soluzioni software per la raccolta ordini, la tentata vendita, la gestione incassi e picking che consentano agli agenti di poter accedere costantemente a tutte le informazioni sui listini disponibili, anche in assenza di una connessione ad internet. Un esempio di questo tipo di software è Forma, l’applicazione Dylog destinata
a snellire e velocizzare il flusso di comunicazione tra l’azienda e il venditore che opera in mobilità.

Situazione finanziaria del cliente a colpo d’occhio
Gli agenti, per poter lavorare al meglio ed essere più performanti, dovrebbero essere in grado di poter accedere, rapidamente e facilmente alla situazione contabile dei propri clienti. Questo li aiuta a intercettare eventuali situazione debitorie, problemi di approvvigionamento e a comprendere quando è il momento giusto per proporre eventuali ri-acquisti, cross selling e up selling. Gestire correttamente la situazione finanziaria del proprio parco è la via per garantite un cash flow costante e puntuale. Le soluzioni software come Forma di Dylog rispondono esattamente alla necessità di condivisione delle informazioni finanziare dei clienti con la forza vendita, diventando un elemento strategico per il successo commerciale.

Cataloghi e immagini dei prodotti

Gli agenti, per poter vendere, hanno bisogno di informazioni, di cataloghi, di immagini dei prodotti proposti, di esempi da condividere con i propri clienti. Purtroppo questo aspetto è ancora troppo fortemente sottovalutato. Un buon catalogo (cartaceo o digitale) è lo strumento che consente alla rete vendita di mostrare al cliente il prodotto con tutte le relative caratteristiche visive (colore, packaging, formato, caratteristiche tecniche etc.), che possono risultare interessanti e appetibili molto più di quanto lo sarebbero se spiegate a parole.

Analisi dei dati storici
Per aumentare efficacia ed efficenza della forza vendita è strategico fornire agli agenti i giusti strumenti. Tra i più importanti ci sono quelli che permettono di tenere sotto controllo, per ogni cliente e per ogni singola referenza ordinata, gli storici del venduto, con tutte le informazioni associate (periodicità degli acquisti, preventivi effettuati, quantitativi ordinati, sconti applicati, omaggi rilasciati, consegne effettuate ecc..). Questo tipo di approccio si definisce oggi data driven per indicare cioè una serie di scelte strategiche operate attraverso l’analisi dei dati archiviati. È evidente che i vantaggi che si ottengono dall’utilizzo di un approccio data driven sono molteplici:

maggior controllo dei dati
capacità di individuare anomalie / vizi
aumento della precisione nella creazione delle offerte
maggiore capacità di valutazione oggettiva del cliente

L’approccio data driven è alla base di Forma, l’applicazione Dylog progettata proprio per facilitare l’analisi dei dati relativi alle attività commerciali.

Scopri il gestionale Dylog per la raccolta e la gestione degli ordini

Software gestionale Dylog per la gestione degli ordini

Forma / Flexible Order Management

Snellire e velocizzare il flusso di comunicazione tra l’azienda e il venditore che opera in mobilità è indispensabile.

L’app Forma, collatata ai software gestionali Dylog e Buffetti, risponde a questa esigenza con un servizio di raccolta dei dati rapida, precisa e tempestiva e con la condivisione degli stessi con l’azienda.