Software Gestionale per Bed & Breakfast: ottimizza la tua struttura ricettiva

Sono diverse le obiezioni di chi come te gestisce un B&B di fronte all’ipotesi d’impiego di un software gestionale dedicato all’organizzazione delle attività amministrativo-contabili della struttura.
In particolare chi è il titolare di uno o più Bed & Breakfast si domanda la ragione per la quale dovrebbe spendere del denaro per acquistare un software per eseguire operazioni che potrebbero essere tranquillamente gestite con normali fogli di calcolo.

Le domande che il titolare di un B&B pone prima di acquistare un software gestionale

Quando si presenta l’opportunità di valutare l’acquisto di un software o di sottoscrivere il canone di manutenzione di una soluzione gestionale le eccezioni sollevate sono spesso numerose.

Una ritrosia a compiere il passo verso il digitale che si traduce nelle seguenti argomentazioni:

1. Costo
Il costo è un punto chiave: il titolare del B&B vuole essere certo che ciò che andrà a spendere per l’acquisto o l’utilizzo di un software gestionale non sarà denaro buttato ma servirà effettivamente a risparmiare tempo e a velocizzare le procedure per la gestione del suo B&B. Chi si pone di fronte all’idea di valutare l’adozione di strumenti digitali, si approccia spesso considerando la spesa come un costo e mai come un investimento, così come in realtà è.

2. Complessità
Alcuni proprietari di B&B temono che l’utilizzo del software sia troppo complesso e che sia complicato da imparare e utilizzare.
Nella realtà i software attuali sono progettati per essere intuitivi e le case madri offrono supporto nella formazione e nell’assistenza (ma di quest’ultima parleremo dopo).

3. Privacy e sicurezza dei dati
La preoccupazione per la sicurezza dei dati è legittima. Anche in questo caso però, i software sono aggiornati alle più recenti normative e sono strutturati per non essere “bucati” nella tutela non solo degli eventuali dati di clienti o fornitori ma anche della gestione economico-finanziaria della struttura ricettiva.

4. Resistenza al cambiamento
La resistenza al cambiamento è un aspetto comune. Il timore di modificare il proprio lavoro, anche se ha evidenti aspetti positivi, è uno dei freni più significativi nell’adozione di un software. Del resto, la frase “ma abbiamo sempre fatto così ed è andata sempre bene, perché dovremmo cambiare?” è la considerazione che emerge sempre tra chi propone la soluzione software e chi gestisce il B&B. Ma è anche l’impostazione mentale che ha fatto più danni e ha generato al maggior numero di chiusure di attività, in tutti i settori. Utilizzare un software per la gestione del B&B è utile oltreché indispensabile.

5. Dimensioni e scala della struttura
Alcuni B&B sono piccoli e potrebbero pensare che un software gestionale sia eccessivo per le loro dimensioni. In realtà il software può essere adattato alle dimensioni specifiche della struttura e può offrire servizi digitali aggiuntivi senza dover modificare configurazioni o impostazioni. Un esempio tipico è stata la Fatturazione Elettronica. Non è stato necessario cambiare la soluzione: ha pensato a tutto la software house che ha aggiornato il programma garantendo l’evoluzione normativa-fiscale.

6. Connessione Internet instabile
In alcune zone, la connessione Internet può ancora essere instabile. Per fortuna le soluzioni software Dylog possono essere sia fruibili anche e non solo via SAAS (ossia utilizzabile tramite connessione web) oppure on-premises, ossia installando il software su un pc o su un server, a seconda di com’è organizzato il B&B e chi lo gestisce. I dati caricati anche da remoto sono sempre sincronizzati.

7.Assistenza post-vendita
Quando si decide l’acquisto di un software per la gestione di un Bed & Breakfast ci devono essere alcune certezze che solo software house strutturate sono in grado di garantire:
1. un servizio di aggiornamento costante del prodotto
2. un’attività di aggiornamento normativo del software
3. un’assistenza tecnica distribuita su tutto il territorio nazionale per interventi in loco (o on site)
4. un’assistenza telefonica capace di rispondere a qualsiasi domanda tecnica sull’utilizzo del software e che intervenga a risolvere eventuali problematiche tutti i giorni dell’anno.
Non tutti ricordano che chi come te lavora nel settore HoReCa non ha sabato né domeniche e tanto meno Ferragosto o Natale.
Se c’è una qualsiasi necessità per un’imprevedibile sospensione del servizio, è necessario avere degli interlocutori con i quali potersi interfacciare.
Dylog sotto quest’aspetto ha uno dei più grandi e meglio formati servizi di Assistenza Tecnica Telefonica (tutta composta da operatori costantemente formati).

Ecco le 5 buone ragioni per cui usare un software per gestire un Bed & Breakfast:

1. Efficienza nella gestione
Il software gestionale per un B&B semplifica e automatizza le attività di prenotazione della camera, aiuta a definirne i costi, il prezzo da proporre sul mercato e le attività operative: dalla pulizia degli spazi, al riordino di materie prime, ad organizzare gli interventi di manutenzione.
L’automazione delle attività quotidiane consente a te titolare del B&B di concentrarti sul servizio alla clientela e sull’offerta di un’esperienza da replicare e da raccontare ad altri futuri clienti.
L’altro aspetto interessante è che quando si ha un B&B si ha spesso un altro lavoro. Il software facilita la gestione delle prenotazioni, i check-in e i check-out, la riconciliazione tra pagamenti, ricevute/fatture e utilizzo delle camere.
Con il nostro software puoi anche aprire in automatico da remoto le porte della camera evitando la consegna di chiavi, badge o altri sistemi ormai tecnologicamente superati.

2. Gestione della vendita delle camere e prezzi stagionali
Il software gestionale per il Bed&Breakfast consente di fissare i prezzi delle camere con un Channel Manager perfettamente integrato che garantisce di poter gestire tutti i canali di distribuzione da un’unica interfaccia. Le camere, grazie al Booking Engine sono pubblicabili sul tuo sito mantendo aggiornate le disponibilità e i prezzi.

3. Monitoraggio delle vendite e delle entrate
Il programma B&B consente di registrare e analizzare le vendite giornaliere, settimanali o mensili. I tuoi clienti, se hai più camere da gestire collocate in punti diversi, potranno scegliere la camere direttamente dalla mappa che mostrerà prezzo e immagini della location.

Hai quindi una panoramica immediata delle camere più vendute e dei periodi in cui sono cedute e richieste.

4. Pianificazione del personale
Con il software gestionale, pianifichi e gestisci facilmente gli orari del personale che deve gestire la colazione e le pulizie. L’organizzazione dei riacquisti e la gestione del magazzino è semplificata.

5. Reportistica e analisi
Il software gestionale offre strumenti di reportistica avanzati che ti permettono di analizzare le performance del bar in modo dettagliato.
Puoi ottenere report sulla redditività, sulle vendite per prodotto o categoria, sulle spese, sulle prestazioni del personale e altro ancora. Dati che ti consentono di prendere decisioni per incrementare la redditività del locale.

Quindi in definitiva, il software gestionale per bed&brekfast semplifica e velocizza le operazioni di cassa e garantisce dati e informazioni utili per l’organizzazione e le nuove strategie per aumentare i margini di guardagno.