Whistleblowing: cos’è e perché le imprese devono dotarsi di un software per gestire l’obbligo normativo

Il whistleblowing (ossia la denuncia di attività illecite o fraudolente di un’ente/organizzazione pubblica o di un’impresa – azienda o studio professionale che sia) è un processo attraverso il quale dipendenti o ex dipendenti di un’organizzazione segnalano informazioni su attività illegali, non etiche o scorrette all’interno dell’azienda.

Le segnalazioni possono riguardare frodi, corruzione, abusi, discriminazioni, violazioni di leggi e regolamenti, violazioni di politiche aziendali, o altre condotte scorrette, inadeguate o fraudolente, sia colpose sia dolose.

Il whisterblower è quindi il dipendente o l’ex-dipendente che denuncia/segnala eventuali illeciti commessi dall’impresa, portando all’attenzione dell’azienda o delle autorità competenti la segnalazione.

La norma è stata creata, integrando altre norme sul tema (come il D.Lgs. 231/2001) con lo scopo di tutelare da misure discriminatorie o indimidatorie chi decide di denunciare l’illecito.

L’alveo in cui nasce la disposizione è stato quello della repressione della corruzione e dell’illegalità nella Pubblica Amministrazione. Istituto introdotto per la tutela degli autori delle segnalazioni di reati o irregolarità di cui fossero venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico e poi privato.

Per procedere alla segnalazione è sufficiente essere venuti a conoscenza di situazioni, fatti e circostanze che possono portare a ritenere che un’irregolarità o un fatto illecito si sia verificato. Non è pertanto necessario essere certi dell’accadimento o dell’autore.

1. Qual è il quadro normativo del Whistleblowing

In attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019 (detta anche Direttiva europea sugli informatori), riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali, anche il Governo italiano si è adeguato emanando (il 10 marzo 2023) il Decreto Legislativo n. 24.

Il DL 24 contiene tutte le disposizioni in materia di Whistleblowing: dai soggetti obbligati al rispetto della norma a coloro che hanno diritto di effettuare le segnalazioni.

2. Chi è obbligato al rispetto della norma Whistleblowing e quando

Le aziende devono quindi adeguarsi alla nuova disposizione di legge.
Le prime ad averlo fatto sono state le imprese private che nell’ultimo anno hanno impiegato una media di 249 lavoratori subordinati (con contratti a tempo indeterminato e determinato).
La scadenza per adeguarsi era il 15 luglio 2023.
Ora tocca a tutte le aziende private che nell’anno precedente hanno impiegato (a tempo indeterminato o determinato) fino a 50 lavoratori.

I datori di lavoro debbono tutelare anche i lavoratori autonomi (quindi non dipendenti) ma che hanno con l’azienda un rapporto di collaborazione o di consulenza.

3. Come gestire il Whistlebowing in azienda

L’opportunità del segnalatore di evidenziare l’illecito all’Agenzia Nazionale Anti-Corruzione (ANAC), così come previsto dal Decreto, può essere intrapresa solo nel caso in cui:

1. se il canale di segnalazione interna non sia stato attivato o non sia attendibile sotto l’aspetto della riservatezza;

2. se la segnalazione non ha avuto seguito e ci possa essere la reale possibilità che il segnalatore possa subire delle ritorsioni;

3. se la violazione può essere considerata un imminente o un palese pericolo per il pubblico interesse.

Per evitare queste situazioni, l’azienda deve attivare un sistema di segnalazioni che risponda a queste caratteristiche:

1. la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonchè del contenuto e relativa documentazione;

2. la gestione del canale di sengalazione dev’essere affidata ad una persona o ad un ufficio interno o esterno, autonomi e dedicati e con personale formato per gestire l’attività;

3. le segnalazioni devono pervenire in forma scritta, orale o attraverso piattaforma informatica.

4. Come fare per adeguarsi alla norma sul Whistleblowing

Le attività che un’impresa deve effettuare per adeguarsi al DL 24/2023 sul Whistleblowing sono essenzialmente 3:

1. Sviluppare un sistema di segnalazione e monitorarne l’efficacia
Le aziende devono mettere in piedi un sistema efficiente e dedicato di raccolta, gestione e monitoraggio delle segnalazioni che arrivano dai dipendenti (a tempo indeterminato e determinato) e collaboratori.
Il sistema dev’essere sicuro e, soprattutto anonimo, per garantire la riservatezza del segnalatore e la tempestività dell’informazione.
L’azienda deve anche monitorare che tutto il meccanismo funzioni correttamente e che le segnalazioni siano gestite in tempi e modalità previste dalla norma.

2. Informare tutti i dipendenti e i collaboratori
L’impresa deve presentare ai propri dipendenti e collaboratori le modalità di segnalazione e indicare quale sarà la figura professionale che gestirà questo genere di attività.

3. Gestire le segnalazioni in modo trasparente, corretto e tempestivo
L’azienda, una volta definito tutto il processo, deve preoccuparsi della gestione delle segnalazioni garantendo un altro aspetto fondamentale, oltre a tempestività e riservatezza, che è quello dell’imparzialità nel trattamento dell’informazione che viene processata a seguito dell’evidenza del whistleblower.

5. Quali sono le sanzioni in caso di mancata attivazione di un sistema di segnalazione Whistleblowing?

Al di là dei profili di responsabilità per quanto accertato per via giudiziaria, l’ANAC (l’Autorità Amministrazione indipendente per la Corruzione in tutti gli amiti lavorativi) applica al datore di lavoro le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

1. da 10 a 50 mila euro se sono state commesse ritorsioni nei confronti del segnalatore o in caso di ostacolo alla segnalazione;

2. da 10 a 50 mila euro se non sono stati istituiti canali di segnalazione (e se non state adottate tutte le procedure per l’effettiva gestione delle medesime);

In conclusione quale strumento utilizzare per adeguarsi al Whistleblowing

Riservatezza, anonimato dei segnalatori, sicurezza dei dati, aggiornamento tempestivo alle variazioni normative, facilità d’uso e d’accesso per i dipendenti e collaboratori, sono tutti aspetti che sono complessi da gestire per un’impresa che si deve adeguare al DL 24/2023 sul Whistleblowing.

Per questa ragioni molte imprese preferiscono adottare una piattaforma software dedicata, come quella specificatamente sviluppata da Dylog per tutte le imprese che si devono adeguare alla norma e per quei professionisti (come i Commercialisti) che possono essere parte terza in questa gestione.

Il software specifico e dedicato assicura almeno 3 aspetti:

1. sicurezza dell’anominato del segnalatore e delle informazioni oltreché a protezioni che evitano, oltre agli addetti incaricati, l’accesso alle informazioni di terzi;

2. la tracciabilità di ogni segnalazione, azione sulla piattaforma, notifiche certificate di ricezione della segnalazione, risposte archiviate e registro dell’avanzamento accertamenti/verifiche, modifiche e/o aggiornamento segnalazione, upload di documentazione;

3. facilità d’uso e accessibilità da parte di tutti i dipendenti con sistemi di segnalazione che garantiscono l’intuitività e la facilità di utilizzo di ciascun interessato, con interfaccia subito comprensibile e utilizzabile da qualsiasi dispositivo fisso (personal computer) o mobile (smartphone, tablet o notebook ).

Tutte caratteristiche che il software Dylog Whistleblowing è in grado di soddisfare per garantire alle aziende interessate dall’obbligo normativo ad adeguarsi in modo semplice, efficace e senza affanno.

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