La digitalizzazione dello Studio di Amministrazione condominiale è un fattore strategico di competitività economica

La digitalizzazione per un amministratore di condominio significa l’utilizzo di tecnologie digitali per automatizzare e migliorare i processi di gestione condominiale.

Questo può includere l’utilizzo di software e applicazioni per la gestione dei condomini, la fatturazione elettronica, la comunicazione con i condomini e la manutenzione degli edifici.

I vantaggi della digitalizzazione per gli amministratori di condominio sono 3:

1. Maggiore efficienza
La digitalizzazione aiuta gli amministratori di condominio a ridurre il tempo necessario per svolgere le attività quotidiane, come la gestione della contabilità, la programmazione delle riunioni e la pianificazione degli interventi manutentivi.

La digitalizzazione supporta gli amministratori di condominio anche nel fornire un servizio migliore ai condòmini, ad esempio tramite la possibilità di prenotare appuntamenti online o richiedere assistenza remota.

Ogni scelta è compiuta dati alla mano.

2. Migliore comunicazione e servizio verso i condòmini
Gli amministratori di immobili sfruttano le potenzialità della digitalizzazione per comunicare in modo più efficiente con i condòmini, ad esempio tramite e-mail, messaggistica istantanea o applicazioni appositamente create.

3. Più sicurezza e tutela della privacy
Gli studi di amministrazione immobiliare impiegano la digitalizzazione per proteggere i dati dei condòmini, tramite l’utilizzo di sistemi di sicurezza informatica.

Più vantaggi dalla digitalizzazione dello Studio di Amministrazione di condominio

C’è un aspetto che nell’impiego del termine “digitalizzazione” emerge sempre molto poco rispetto alle solite considerazioni (risparmio di tempo, correttezza del dato imputato, verifica dell’informazione e velocità nella ricerca del dato) che è quello della consapevolezza nell’assunzione delle decisioni.

Maggiore è la digitalizzazione e più informazioni si hanno. Più dati si hanno a disposizione e migliore e più semplice è l’assunzione di decisioni, anche strategiche.

Ciò non vuol dire che tutte le scelte saranno di successo ma significa intraprendere percorsi in modo più razionale e consapevole e non per sensazioni, ipotesi, il “mi è stato detto dal collega” o ancor peggio “si è sempre fatto così, perché cambiare?”.

Ogni realtà ha sue specificità, caratteristiche e scenari in cui opera. Lavorare su assiomi o generalizzazioni non fondati su dati o informazioni verificabili è a forte rischio, soprattutto per chi deve compiere scelte in modo costante e continuativo e che è consapevole che sbagliare investimenti o impostazioni aziendali può far perdere risorse economiche e margine competitivo nei confronti di altri Studi di amministrazione di condominio concorrenti.

In sintesi, la digitalizzazione offre numerosi vantaggi agli amministratori di condominio, in termini di efficienza, comunicazione, sicurezza e servizi ai condòmini.

Per queste ragioni, tutti gli amministratori di immobili che intendano avviare un percorso di ottimizzazione dei propri flussi di lavoro e offrire un valore aggiunto ai propri clienti, intraprendono un’azione di trasformazione del proprio Studio verso la digitalizzazione.

Ma cosa vuol dire esattamente digitalizzare uno Studio di amministrazione di immobili? Quali tecnologie e software sono da impiegare e da prendere in considerazione?

Alcuni amministratori di condominio hanno colto l’occasione della digitalizzazione con un certo scetticismo, effettuando un percorso verso la digitalizzazione dello Studio graduale, introducendo strumenti nelle loro attività quotidiane, con grande attenzione e con molta, forse troppa cautela.

Atri Studi Professionali di amministrazione di condominio hanno invece colto quest’opportunità con il giusto entusiasmo e l’hanno applicata in tutti i processi della loro attività di amministrazione degli immobili in loro gestione.

Questi ultimi hanno infatti deciso di offrire un servizio di qualità superiore mediante l’impiego razionale e strategico di tutti gli strumenti digitali a loro disposizione.

Ciò ha permesso loro di creare un certo distacco competitivo dai colleghi e ottenere una maggiore soddisfazione dei servizi garantiti dai condòmini, sia in termini di efficienza sia di efficacia.

Per un Amministratore di condominio che si approccia per la prima volta al tema della digitalizzazione è quindi importante comprendere esattamente di cosa si stia parlando e cosa implichi sia nei propri processi lavorativi sia in termini di ricaduta verso i propri “assistiti”.

Non confondere la digitalizzazione dello Studio di amministrazione di stabili con il mero utilizzo di fogli di calcolo ed email

Innanzitutto digitalizzare il proprio Studio non vuol dire semplicemente utilizzare i fogli di calcolo e le email. È vero che si tratta pur sempre strumenti tecnologici, ma a fare la differenza è il modo con cui vengono impiegati e come i dati siano interconnessi tra di loro.

Ad esempio, i fogli di calcolo (Excel e simili) non sono stati progettati per il riparto delle spese condominiali, tuttavia vengono impiegati da alcuni Studi.

E così, dati di diversa natura sono riportati all’interno di tabelle, contrassegnati da colori e sigle particolari e, per quanto possa essere possibile, descritti e spiegati in legende spesso di difficile lettura ed interpretazione, soprattutto per chi ha necessità d’avere tutto sotto controllo a colpo d’occhio.

Le email, d’altro canto, sono utili per lo scambio d’informazioni con i condòmini e i fornitori e per l’invio di file.

Molte informazioni da storicizzare o da contabilizzare devono essere estrapolate dalle e-mail e rielaborate per poter essere gestite e conservate.

Processi che software e applicazioni gestiscono con maggiore semplicità, evitando rischiosi “copia” e “incolla”.

E allora cos’è la digitalizzazione di uno Studio di amministratori di condominio?

Digitalizzare significa avere a disposizione strumenti informatici che semplifichino l’attività dello Studio nell’immediato e, soprattutto, in fase di rendicontazione, di elaborazione dei dati, di preparazione e presentazione di documenti fiscali.

La digitalizzazione dello Studio di amministrazione di condominio permette inoltre, la condivisione di documenti tra colleghi e con i condòmini, facendo risparmiare tempo a tutti.

Per arrivare a definire quali strumenti adottare però, è necessario selezionare software gestionali e applicazioni con criterio.

Innanzitutto è necessario individuare lo scopo dell’adozione di una determinata tecnologia e il processo aziendale entro cui introdurla.
Solo in questo modo si può procedere ad una selezione consapevole delle soluzioni oggi presenti sul mercato.
E così, una volta stabiliti gli obiettivi che si intendono perseguire, si definiscono il dettaglio delle esigenze e delle aspettative conseguenti che lo strumento digitale dev’essere in grado soddisfare.

In sintesi, non è sempre necessario compiere investimenti particolarmente significativi per digitalizzare il proprio Studio di amministrazione condominiale.
Anzi, il sapersi affidare a consulenti capaci e skillati offre l’opportunità di effettuare la scelta più oculata senza disperdere risorse economiche e umane.
Per questa ragione, spesso la digitalizzazione delle attività di chi lavora nell’amministrazione di stabili dovrebbe essere effettuata a step, con budget contenuti e mirati.

L’implementazione di nuovi sistemi software permette proprio questo: la possibilità di una crescita funzionale compiuta in maniera pianificata e strategica.
Sono infatti molti i software realizzati secondo secondo questi criteri e il principio della modularità.
Ciò permette al professionista o allo Studio un accesso progressivo alla digitalizzazione che è più moderato e consapevole, in modo anche di sfruttare tutte le potenzialità degli strumenti a disposizione.

La scelta è però bene che sia compiuta in maniera oculata anche con l’appoggio di consulenti che sappiano consigliare soluzioni adeguate e che abbiano due servizi correlati indispensabili: l’aggiornamento normativo e funzionale costante e un’assistenza telefonica professionale qualificata.
Quest’ultima sembra un aspetto marginale ma è fondamentale soprattutto quando l’operatività di tutti i servizi informatici dev’essere sempre e costantemente funzionante.
Non è pensabile avere interruzioni di servizio o di utilizzo dei propri mezzi informatici senza avere degli interlocutori con i quali potersi mettere immediatamente in contatto per arrivare alla soluzione della problematica.

In sintesi, l’amministratore di condominio che assume la consapevolezza della necessità di avviare un processo di digitalizzazione del proprio Studio deve:

1. Definire gli obiettivi degli strumenti digitali da impiegare per la gestione del condominio dei condomini affidatigli

2. Cercare sul mercato software e/o applicazioni capaci di rispondere alle proprie necessità gestionali (anche ricercando professionisti capaci di offrire consigli/suggerimenti) e ai bisogni dei condòmini

3. Individuare aziende fornitrici capaci di garantire assistenza di buon livello qualitativo e, possibilmente, telefonico in modo da poter avere risposte certe in tempi rapidi.

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