Guida completa all’apertura e gestione di un albergo di successo

Aprire un albergo e diventare albergatore non è un mestiere per tutti

Passione per l’ospitalità, capacità di adattarsi ai cambiamenti, intuizione e dedizione nella cura dei particolari: essere un albergatore è un mestiere complesso, ricco di sfaccettature, capace di regalare grandi soddisfazioni ma anche cocenti delusioni.

Sì perché il percorso che è tendenzialmente volto alla piena soddisfazione della clientela e al suo compiacimento può essere anche spesso lastricato di insidie, di imprevisti anche laddove tutto apparentemente sembra perfetto e indiscutibilmente apprezzabile.

Ecco perché è bene avere ben chiari i passi da compiere prima di rilevare, creare o ereditare una struttura ricettiva.
Vediamoli insieme e cerchiamo di sviscerare ogni aspetto di una delle professioni più belle al mondo: l’albergatore.

Quale indirizzo scolastico, cosa studiare e cosa imparare per diventare un albergatore di successo

Il percorso formativo per diventare un albergatore di successo può variare a seconda delle ambizioni personali e delle opportunità disponibili.
Tuttavia, ecco alcuni passi che possono contribuire a sviluppare una solida base formativa nel settore alberghiero:

1. Formazione accademica

Un percorso formativo accademico può fornire una solida conoscenza delle competenze di base necessarie per entrare nel mondo dell’industria alberghiera. Si può considerare di conseguire un diploma o una laurea in gestione alberghiera, ospitalità, turismo o un campo correlato. Questi programmi formativi solitamente coprono argomenti come la gestione delle operazioni alberghiere, il marketing, la finanza, la gestione delle risorse umane e il servizio al cliente. Ciò non vuol dire che se si ha una propensione all’hospitality e si ha un diploma (in altra materia come ragioneria, liceo classico o scientifico, geometra, perito o altro) non si possa intraprendere questa carriera. Molte nozioni le si possono anche apprendere strada facendo, con l’esperienza o frequentando dei corsi di specializzazione e approfondimento.

Sono diversi anche gli ex-cuochi o sommelier che nel tempo hanno convertito la loro professione lasciando cucina o i tastevin per porsi dietro al bancone di una reception. Alla stessa maniera ci sono manager con lauree in economia gestionale o in marketing che hanno abbandonato la cravatta per vestire il papillon e rimettersi in gioco nell’attività imprenditoriale dei loro sogni.

2. Esperienza sul campo
L’esperienza pratica è fondamentale per acquisire competenze e comprensione del settore alberghiero. Cercare opportunità di lavoro o stage in hotel o strutture ricettive per guadagnare esperienza pratica nelle diverse aree operative, come reception, ristorazione, gestione delle camere, eventi e marketing è un passaggio fondamentale per chi intenda intraprendere questo mestiere.

3. Corsi di formazione specifici per il settore alberghiero
Esistono anche corsi di formazione specifici per l’industria alberghiera che offrono una preparazione più mirata. Questi corsi possono coprire argomenti come la gestione alberghiera avanzata, le strategie di revenue management, la gestione del servizio clienti, il marketing digitale e la gestione finanziaria. Partecipare a questi corsi può aiutare a sviluppare competenze specifiche per rimanere aggiornati sulle tendenze e le best practice del settore. E anche se certe competenze le si è già acquisite, durante i periodi di chiusura della struttura o di calo delle presenze, oltre a dedicarsi alle manutenzioni è bene rimanere sempre aggiornati. I cambiamenti con l’avvento della digitalizzazione sono all’ordine del giorno. Conoscere il dettaglio di come funzioni il proprio PMS – Property Management System, come sfruttare al massimo il proprio sito web per le recensioni, le prenotazioni online, i Social (Facebook, Instagram, Tik Tok, etc…) è un’attività non più trascurabile né procrastinabile.

4. Certificazioni

Esistono diverse certificazioni riconosciute nel settore alberghiero che possono migliorare il curriculum e dimostrare la propria competenza in specifiche aree.
Le certificazioni più importanti però riguardano la struttura ricettiva.

Giusto per citarne alcune, ce ne sono diverse che possono contribuire a dimostrare l’impegno verso l’eccellenza operativa, la sostenibilità ambientale e la qualità del servizio.
Ecco le certificazioni più riconosciute e influenti:

Certificazione ISO 9001: La certificazione ISO 9001 è uno standard internazionale per il sistema di gestione della qualità.
Questa certificazione evidenzia l’impegno dell’hotel verso la qualità del servizio, la gestione efficace dei processi e la soddisfazione del cliente.

Certificazione ISO 14001: La certificazione ISO 14001 si concentra sulla gestione ambientale.
Dimostra l’impegno dell’hotel nel ridurre l’impatto ambientale, l’attività volta a implementare pratiche sostenibili e a promuovere la conservazione delle risorse naturali.

Certificazione Green Key: Green Key è un programma internazionale di certificazione ambientale per le strutture ricettive.
Certificazione che riconosce gli sforzi dell’hotel per ridurre l’impatto ambientale, promuovere la sostenibilità, implementare pratiche di gestione delle risorse e la sensibilizzazione degli ospiti sull’importanza della sostenibilità ambientale.

Certificazione LEED: Leadership in Energy and Environmental Design (LEED) è un sistema di valutazione e certificazione degli edifici definiti “sostenibili”.
Un hotel può ottenere la certificazione LEED dimostrando l’efficienza energetica, l’uso di materiali sostenibili, la gestione delle risorse idriche e altre pratiche sostenibili (Se vuoi approfondire il tema della sostenibilità nel mondo alberghiero leggi l’articolo qui linkato >>) e ottenere questa certificazione sempre più vista di buon occhio dalla clientela.
Clientela che si sta evolvendo e che ha una maggiore attenzione verso la sostenibilità e l’ambiente.

Certificazione Ospitalità Italiana: In Italia, la certificazione Ospitalità Italiana è un riconoscimento di qualità per gli hotel che soddisfano elevati standard di ospitalità, servizio e professionalità.
Questa certificazione promuove la valorizzazione del patrimonio culturale e territoriale italiano e il sostegno per il turismo di qualità.

Certificazione Tripadvisor Travelers’ Choice: La certificazione Travelers’ Choice di Tripadvisor è basata sulle recensioni e le valutazioni degli ospiti.
Essere riconosciuti come uno dei migliori hotel da parte dei viaggiatori può aumentare la fiducia dei potenziali clienti e la visibilità dell’hotel.

È importante anche cercare di ottenere certificazioni e/o riconoscimenti anche per il ristorante annesso alla struttura ricettiva, laddove esso abbia una sua identità distinta dall’hotel e fornisca un servizio a clientela esterna e non ospite.

5. Partecipazione a conferenze e ad associazioni di settore
Partecipare a conferenze e seminari del settore alberghiero può fornire opportunità di networking e apprendimento così come aderire ad associazioni di settore. Le associazioni di settore inoltre organizzano costantemente attività di aggiornamento per i titolari e le risorse che operano all’interno degli hotel. Allo stesso modo è importante mantenersi aggiornati leggendo libri di settore e iscriversi a newsletter specializzate o partecipare a webinar o podcast creati per descrivere le varie sfaccettature della gestione di un albergo o di qualsiasi struttura ricettiva.

Più in generale, aprire o rilevare un hotel richiede un impegno significativo e una serie di competenze specifiche. Oltre alle competenze è necessario avere alcune caratteristiche personali che possono essere vantaggiose per un imprenditore che desidera avviare o acquisire un hotel, come:

Passione per l’ospitalità
Un imprenditore nel settore alberghiero deve avere una vera e propria passione per questo genere di attività e dev’essere istintivamente motivato a creare un ambiente accogliente e confortevole per gli ospiti e a offrire loro un’esperienza indimenticabile.

Orientamento al cliente
La soddisfazione del cliente è al centro dell’attività. Bisogna essere capaci a comprendere le esigenze e le aspettative del cliente, e laddove possibile cercare costantemente di superarle.
La capacità di mettersi nei panni degli ospiti e offrire loro un servizio personalizzato può fare la differenza nel creare con essa relazioni durature.

Capacità di gestione
La gestione di un hotel coinvolge una serie di attività, tra cui la gestione del personale, delle risorse finanziarie, delle operazioni quotidiane e delle relazioni con i fornitori. Un imprenditore di successo deve avere solide competenze gestionali, tra cui la pianificazione, l’organizzazione, la leadership e le capacità decisionali. Saper delegare, motivare e guidare il personale è anche un elemento chiave per un’efficace organizzazione dell’hotel.

Orientamento al dettaglio
I dettagli fanno la differenza nel settore alberghiero. Prestare attenzione ai dettagli e alla qualità in tutti gli aspetti dell’hotel, dall’arredamento delle camere all’igiene, dal cibo servito fino alle comunicazioni con gli ospiti è fondamentale.

Capacità di adattamento e flessibilità
L’industria alberghiera è in continua evoluzione e richiede una grande flessibilità da parte degli imprenditori. Un imprenditore deve essere in grado di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato, alle nuove tendenze e alle esigenze dei clienti. La capacità di affrontare situazioni impreviste e di adattarsi alle nuove sfide sono elementi chiave per il successo in questo settore.

I software e gli strumenti digitali indispensabili per gestire al meglio l’albergo

In generale per una gestione perfetta di un hotel o di qualsiasi struttura ricettiva (B&B, Casa vacanze o altro), alcuni strumenti digitali non possono mancare e anzi sono indispensabili soprattutto in termini organizzativi e di fluidità di gestione della struttura.

Tra questi per esempio:

a. Software di gestione alberghiera (PMS – Property Management System)
Il PMS è un sistema software che consente di gestire tutte le operazioni quotidiane dell’albergo, come prenotazioni, check-in/check-out, gestione delle camere, fatturazione, reportistica e altro ancora. Aiuta a semplificare e automatizzare i processi interni, migliorando l’efficienza operativa. Alcuni di essi sono integrati con sistemi di prenotazione lettini o sdraio spiaggia e ombrelloni. Alcuni PMS sono anche collegabili con applicazioni capaci di caricare in automatico i dati anagrafici dei clienti direttamente dai loro documenti d’identità. Tra i PMS apprezzati dagli albergatori c’è PMS Real Planning.

b. Sistema di prenotazione online
IL sistema di prenotazione online consente di accettare prenotazioni dirette attraverso il sito web e altri canali di distribuzione online, come le OTA (Online Travel Agencies).
Questi strumenti, come Hotel Booking Solutions, permettono di gestire in modo centralizzato le disponibilità delle camere, i prezzi e le politiche di cancellazione, garantendo una corretta gestione delle prenotazioni e l’incremento delle prenotazioni dirette.

c. Channel Manager
Il Channel Manager è il software che consente di gestire la distribuzione delle tariffe e delle disponibilità delle camere su diversi canali di vendita online, come OTA, GDS (Global Distribution System) e siti di prenotazione diretta. Questo strumento permette di evitare overbooking e di aggiornare automaticamente i prezzi e le disponibilità su tutti i canali, semplificando la gestione della distribuzione online.
Con le OctoRMS, il Revenue Management System è utile per definire il prezzo delle camere e ottenere il massimo profitto da ogni stanza venduta online.

d. Sistema di gestione delle recensioni
Monitorare e gestire le recensioni degli ospiti è fondamentale per mantenere una buona reputazione dell’albergo online. Esistono diversi strumenti che consentono di raccogliere e gestire le recensioni degli ospiti provenienti da piattaforme come TripAdvisor, Google o Booking.com. Questi strumenti aiutano a monitorare le recensioni, rispondere tempestivamente e trarre spunti per migliorare i servizi offerti.
Bisogna ricordarsi sempre che vale più di una buona recensione piuttosto che avere ragione ed avere il cliente che lascia la struttura arrabbiato o insoddisfatto.

e. Software di contabilità e fatturazione
Un software di contabilità e fatturazione semplifica la gestione delle finanze dell’albergo, inclusa la generazione di fatture, la gestione dei pagamenti, la contabilità generale e la reportistica finanziaria.
Questi strumenti possono integrarsi con il PMS per una gestione più efficace e accurata delle transazioni finanziarie dell’albergo.

La scelta dei software dipenderà dalle esigenze specifiche dell’albergo, dalla dimensione e dal budget disponibile.
È importante valutare attentamente le opzioni disponibili e selezionare gli strumenti che meglio si adattano alle necessità.

C’è infatti la possibilità anche di avere un Virtual Concierge attraverso il quale gli ospiti possono consultare i dettagli della prenotazione, chiedere modifiche, aggiungere degli extra e non richiesti in fase di prenotazione.

Alle soluzioni digitali c’è da aggiungere anche il sito web che dev’essere collegato al PMS e deve avere tutta una serie di caratteristiche.
Ma di quest’argomento ne parleremo in un articolo apposito.

In conclusione a chi consigliare di intraprendere l’attività di albergatore?

L’attività di albergatore è consigliata a tutti coloro che possiedono una passione per l’ospitalità, un forte impegno nel fornire un servizio eccellente e la determinazione di affrontare le sfide che l’industria alberghiera può presentare.
È un settore dinamico e stimolante, ma richiede anche dedizione e competenze specifiche.
L’attività di albergatore può inoltre comportare sfide e periodi di alta pressione.
È importante avere una mentalità determinata e resiliente per affrontare gli impegni, gli inconvenienti e superare gli ostacoli che possono presentarsi lungo il percorso.
Tutto questo non deve però spaventare.
Se uno ama quest’attività, anche le difficoltà apparentemente insormontabili possono essere gestite ed ogni problema rientrare nella routine di uno dei mestieri più affascinanti e antichi al mondo: quello dell’albergatore.

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